Microsoft365のサービスを使って問合せ管理をしてみよう(第一弾:Teamsチャネルのメールアドレス宛にメールを転送する)

共有メールボックスのアドレス「IMFSupport@xxx」宛にメールを送るとどうなるか

こうなります。
もう少し細かく見ていきましょう。

これが元メール

メールをもとに投稿された内容

メールの内容が損なわれない形でTeamsにも投稿されていることがわかりますね。これで、ML(共有メールボックス)宛に届いたメールがTeamsのチャネルにも投稿されるようになりました。

問合せ管理に適用する際の問題点

さて、実際に問合せ管理に利用できるかという点ですが、前述のような形で「届いたメールについて対応方法をチャットで検討する」というやり方はできると思います。しかし、実運用に適用するには何点か問題があります。

受付用アドレスが1つだと、複数の問い合わせが同じチャネルに投稿されてしまう

メールの受信-転送のしくみ上、複数の問い合わせが1つのチャネルに入り乱れてしまうことになります。

元メールに返信されると、元メールを含んだ形で投稿される

返信された場合の投稿はこんな感じになります。

簡易表示にすると冒頭部分のみが表示されますが、返信のたびにこんな感じで投稿が伸びていくのはちょっと鬱陶しいですね…。

この記事のまとめ

  • 標準の機能を使ってTeamsのチャネルにメール投稿ができたよ!
  • ML(共有メールボックス)宛にメールが届いたらTeamsのチャネルアドレスに転送
  • 問合せ管理の実運用に適用するにはちょっと問題あり…

第一弾は、簡単にメールの窓口からTeamsへ投稿するのを実現してみました。このまま運用に利用するのは今一つ、という感じなので、第二弾ではSharePointやPlannerを使って、もう少し高度な管理ができるようにしてみたいと思います!