SharePoint Online + Microsoft Flow を利用して受講管理簿を作成する(基本編)

実際に動かしてみる

SharePointのリストへ戻りましょう。
「受講リスト」から適当なアイテムを選択して、コンテキストメニューからFlowを選択します (上部の「Flow」でもよいです) 。
先ほど作成した「この教育は完了済」が表示されていますね。

初回の実行時は接続の確認が表示されるので、「続行」をクリックします。
適当なコメントをいれて「フローの実行」をクリックします。

リストに吹き出しが表示されて、フローが実行されたことがわかります。

「受講履歴」リストを確認してみます。新しいレコードが作成されていますね!
やったー!

重複してフローを実行したらどうなるか

さて、前段で「固有の値を適用する」設定や、タイトルを一意にするような設定をしましたが、ちゃんと重複排除されるか確認してみます。

先ほどと同じユーザーで、同じ教育アイテムを選んでフローを実行してみます。

フロー自体は実行されているようですが、Microsoft Flowから当該のフローの実行履歴をみると「失敗」となっています。

詳細をみると、「タイトル」列が重複している旨の内容になっています。意図したとおりの動きとなりました。
エラーハンドリングしたい場合はフローの中で設定することも可能です。今回は、1回目の実行内容しか受け付けない仕様での運用を想定しています。

この記事のまとめ

  • SharePoint Online + Microsoft Flow で受講管理簿をつくったよ!
  • フローの名前づけは大切!「実行のみのユーザー」設定もお忘れなく
  • 複数回完了させないようにするには、「固有の値を使用する」を設定しよう

さて、本記事のタイトルに(基本編)と書きましたので、(応用編)も近日書きたいと思います。
部署の管理者としては、受講済みユーザーの一覧を出したかったり、受講期限が近かったら未受講者にリマインドしたいところですよね。そのあたりについてまとめましたら、また記事にしてみようと思います!